Memecahkan Masalah Dalam Pekerjaan

Hidup itu mencari dan memecahkan masalah, demikian orang bijak berkata. Ini karena dalam setiap kehidupan pasti menghadapi  ada masalah, namun bagaimana kita bisa memecahkan masalah itu dengan arif, efektjf dan efisien?

Setiap pekerjaan baik di sektor pemerintahan, swasta maupun lainnya, selalu dihadapkan pada suatu masalah, baik besar atau kecil, ringan atau berat dan sulit maupun mudah. Hal ini perlu dipikirkan adalah bagaimana cara pemecahan masalah. Cara mengatasi masalah harus dilakukan sebaik mungkin, dengan membuat keputusan- keputusan. Bagi Pejabat/ Pimpinan, masalah yang dihadapi dan yang ingin akan dipecahkan semakin kompleks, karena selain ia sebagai pribadi yang mempunyai masalah pribadi, iapun mempunyai masalah kelompok yang ia pimpin. Kedua hal tersebut harus dipecahkan secara arif mungkin. Seorang pimpinan/pejabat yang efisien, tidak akan menunda-nunda untuk mengatasinya. Untuk membuat keputusan seketika ia harus mempunyai kemampuan untuk memecahkan masalahnya dengan baik dan benar. Kemampuan untuk memecahkan masalah tersebut sebenarnya dapat dipe1ajari selain belajar dan pengalaman. Menurut Dwight E Watkins dalam buku Efektif Thinking, cara memecahkan masalah terdiri 5 langkah sebagai berikut:

  1. Mempelajari masalah, dengan mengidentifikasi kesulitan-kesulitannya.

Seperti kita ketahui setiap kesulitan dapat menimbulkan masalah. Karena itu perlu diidentifikasi kesulitan-kesulitan tersebut.

  1. Merumuskan masalah secara baik dan benar.

Pada taraf ini hendaknya dicari dan ditentukan secara jelas apakah sebenarnya kesulitan yang menimbulkan masalah ini.

  1. Mencari cara pemecahannya.

Dalam hal ini ia harus mampu mencari cara-cara pemecahannya, dengan menggunakan pikirannya untuk menemukan berbagai kemungkinan yang dapat menyelesaikan kesulitan ini.

  1. Memilih salah satu cara yang terbaik diantara berbagi kemungkinan.

Dalam memilih hendaknya dipertimbangkan hal-hal yang berhubungan dengan kesanggupan untuk melaksanakan cara pemecahan yang di pilih.

  1. Melaksanakan cara pemecahan masalah yang telah ditentukan.

Jangan bertindak salah dalam pelaksanaannya dan pilih altenatif terbaik pemecahannya Bila hal ini terjadi maka sia-sialah anda karena bekerja tidak efisien. Bila cara pemecahan ini tidak memberikan hasil, cari alternatif lain.

Cara untuk menentukan alternatif pemecahan masalah, menurut Alex F. Osborn dalam buku Aplied Imagination, dapat dilaksanakan dengan menjawab pokok pertanyaan sebagai berikut :

  1. Dapatkah sesuatu hal, alat atau buah pikiran itu dipergunakan untuk kegunaan lainnya?
  2. Dapatkah diadakan penyesuaian terhadap sesuatu hal atau buah pikiran?
  3. Dapatkah sesuatu hal itu diubah?
  4. Dapatkah hal itu ditambah?
  5. Dapatkah hal itu dikurangi?
  6. Dapatkah diganti?
  7. Dapatkah sesuatu itu diatur kembali?
  8. Dapatkah hal itu dibalik ?
  9. Dapatkah sesuatu itu digabung?

Jawaban pertanyaan tersebut disesuaikan dengan permasalahan dan kesulitan-kesulitan yang dihadapi.

Namun dalam kenyataannya temyata tidak semua masalah dalam pekerjaan dapat dipecahkan dengan pertanyaan Osbom. Karena itu dapat dicari dan dipergunakan cara-cara lain. Alternatif lain menurut Osbom adalah sebagai berikut:

  1. Bila masalah banyak seginya, hendaklah dipecah menjadi persoalan – persoalan yang lebih kecil. Untuk memecahkan urutan tersebut harus berdasar:
  • Menurut urutan waktu dan hal dalam masalah tersebut
  • Menurut urutan pentingnya sesuatu hal
  • Menurut urutan bergantungnya sesuatu hal pada  hal lainnya.

Setelah beberapa persoalan yang lebih sederhana disusun urutannya, baru dipecahkan satu persatu sesuai urutannya. Dalam beberapa hal, cara pemecahan yang kecil-kecil itu perlu diolah kembali sehingga menjadi kebulatan yang sempurna.

  1. Dalam mempelajari masalah jangan hanya memperhatikan hal-hal yang tampak penting saja.

Hendaknya dicari juga jawaban yang tampak remeh atau tidak menonjol yang ada kaitannya dengan pokok persoalan. Orang yang gemar memecahkan problem kebanyakan melakukan pada  yang kelihatannya tidak penting.

  1.  Jangan menyampingkan cara-cara pemecahan yang tidak masuk akal yang munculdalam pikiran kita.

Banyak masalah yang mempunyai corak istimewa yang hanya bisa diselesaikan dengan cara-cara ganjil. Karena itu dalam mencari pemecahan bagi masalah yang sudah lama belum terpecahkan, hendaknya dipikirkan juga kemungkinan yang tidak lazim dilakukan.

  1. Bacalah buku-buku untuk mendapatkan bahan-bahan pemikiran atau cara-cara pemecahan masalah.
  2. Diskusikanlah  masalah itu dengan orang-orang lain, misalnya kepada teman sejawat atau kepada bawahan.

Mungkin saja orang lain tidak dapat memecahkannya, namun barangkali mereka dapat mengemukakan hal-hal yang dapat dijadikan bahan pertimbangan lebih lanjut.

  1. Apabila semua ajalan tersebut sudah ditempuh tetapi belum memberikan hasil, mintalah petunjuk kepada Tuhan Yang Maha Esa yang Maha Mengetahui.

Sebagai umat beragama, bila kita menghadapi masalah yang terlalu sulit, mintalah petunjuk kepadaNya.

  1. Meminta bantuan pikiran bawah sadar

Caranya masalah itu ditulis. Semua pertanyaan-pertarlyaan yang belum terjawab hendaknya dicatat. Demikian pula segi-segi lainnya dari masalah yang ditulis tersebut. Kalau ada pertimbangan-pertimbangan yang pro dan kontra tentang hal itu, hendaklah dirinci dalam dua kolom. Sete!ah itu jangan dipikirkan lagi masalah tersebut. Sebaiknya istirahatlah dengan tenang, bersenang-senang atau melakukan hal lainnya yang memungkinkan otak dapat beristirahat. Tampaknya otak tersebut tidak lagi bekerja giat, tetapi secara tidak disadari pikiran itu bekerja terus. lnilah yang dimaksudkan dengan memakai pikiran bawah sadar. Apabila waktunya sudah datang, sekonyong-konyong jawaban atas masalah itu akan muncul dalam pikiran. Pemecahan masalah dengan cara ini tidak dapat ditentukan jangka waktunya. Bekerjanya pikiran dibawah sadar kadang – kadang lambat, lama dan kadang dapat berlaku hanya sebentar.

Dalam membuat keputusan dalam pemecahan masalah, menurut Fulmer, (1994) perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut:

  1. Membuat keputusan hendaklah berdasarkan keterangan yang nyata.

Jangan lah kenyataan ini diputarbalikan. Bila keterangan yang nyata itu telah jelas, cepatlah buat keputusan.

  1. Pertimbangkan semua perasaan

Ketika akan membuat keputusan sekecil apapun, hendaklah mempertimbangkan segi positif dan negatifnya. Keputusan yang penting yang terjadi dalam hidup kita, dapat dikendalikan oleh kebutuhan-kebutuhan yang paling dalam dari sifat-sifat kita.

  1. Pertimbangkan memilih waktu secara bijaksana

Memilih waktu yang tepat, sangat menentukan keberhasilan dalam menentukan keputusan. Pemilihan waktu yang tepat dapat mengendalikan kapan boleh membuat keputusan dan kapan pula tidak membuat keputusan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa seseorang dalam keadan kalut cenderung membuat keputusan yang salah. Karena itu janganlah membuat keputusan di saat kalut, sedih, murung, gelisah atau marah. Sebaiknya buatlah keputusan dalam keadaan yang cerah, gembira, riang atau senang.

  1. Janganlahmembuat kesimpulan terlalu banyak.

Dalam membuat kesimpulan batasi kepada hal-hal yang penting dan yang paling menonjol.

5 . Komunikasikan keputusan yang dibuat ke segala saluran.

Kecakapan berkomunikasi memainkan peranan yang penting didalam membuat keputusan. Semua pendapat, konsepsi atau pesan hendaknya disampaikan secara jelas di antara orang-orang yang terlibat dalam mengatasi masalah. Termasuk didalamnya orang-orang yang mencari informasi, pembuat keputusan itu sendiri atau orang-orang yang akan menjalankan keputusan tersebut.

  1. Buatlah keputusan secara  fleksibel.

Janganlah membuat keputusan yang terlalu kaku sehingga kemungkinan penyesuaian pada keadaan atau perkembangan keadaan menjadi sulit. Roosevelt seorang ahli dalam pengambilan keputusan mengatakan : “Kita harus mengerjakan lebih baik apa yang kita ketahui sekarang, jika sesuatu hal tidak dapat dicari jalan keluarnya, maka kita akan menyesuaikannnya sambil berjalan”.

  1. Ikutilah secara terus menerus keputusan yang telah dibuat.

Jika anda tidak mau gagal dalam melaksanakan keputusan, maka lakukan persiapan. Demikian juga agar keputusan yang telah diambil tidak gagal pelaksanaannya, maka persiapan harus dilakukan dengan memonitor atau mengikuti secara terus menerus perkembangannya.

  1. Punyailah keberanian.

Setelah semua langkah untuk mengatasi kesulitan telah dilakukan, maka tantangan-tantangan pasti akan muncul. Maka disinilah diperlukan adanya keberanian untuk menghadapinya. Apalagi bila keputusan yang dibuat sebagian besar banyak yang menentangnya. Suara mayoritas memberikan ketidak setujuannya. Rosevelt mengatakan: ‘Seseorang dengan keberanian akan membuatnya menjadi mayoritas”. Ini berarti bahwa berbekal keberanian yang dipunyai oleh seseorang, maka ia akan mampu menguasai dan mendapat dukungan mayoritas.

(Chidmat Hamdani)

Sumber : –  Fulmer, Robert, Zthe new Management Newyork, Macmillan Fublishing Co ine 1994-  The Liang Cie, Cara Bekerja efisien Karya kencana Yogyakarta